L’insaisissable promesse de la technologie a toujours été de libérer du temps pour accroître la productivité. Réduire le temps consacré à ces tâches répétitives et fastidieuses permet d’avoir plus de temps pour des tâches plus productives et plus rentables. Après tout, ce temps supplémentaire consacré aux activités vraiment importantes pour l’entreprise peut faire la différence entre un mois performant et un mois qui ne l’est pas.
Mais comment créer ce temps?
Nous avons rassemblé les meilleures astuces que nous avons apprises des propriétaires de petites entreprises ces dernières années. Tenez compte de ces astuces précieuses qui vous seront utiles par la suite.
Toujours déléguer le travail administratif et les tâches non essentielles
Cela se fait à deux niveaux. Le premier consiste à vous débarrasser des tâches fastidieuses. Une étude de Salesforce montre que les propriétaires de petites entreprises assument en moyenne 4,2 rôles dans leur entreprise. Si vous occupez un poste supérieur, dans la mesure du possible, n’hésitez pas à demander à un employé d’effectuer les tâches routinières comme les réservations de voyage, l’organisation de réunions et la saisie des données. Certains cadres utilisent la règle de 70 %. Si vous pensez qu’une personne peut effectuer la tâche à 70 % aussi bien que vous, déléguez-la. Il peut être difficile de déléguer une partie du travail, mais votre temps est souvent plus précieux que toute autre chose pendant la journée.
Le personnel peut aussi reconnaître quand une tâche devrait ou pourrait être déléguée. Si plusieurs personnes d’un service effectuent la même tâche, est-ce qu’une seule personne peut la gérer? Parlez-en à votre responsable et expliquez-lui les avantages.
Quand c’est possible, automatisez!
Si vous ne pouvez pas déléguer ce travail administratif, vous pouvez toujours automatiser.
La rationalisation des processus et la réduction des tâches manuelles sont indispensables pour maximiser une petite entreprise. Les opérations nécessitent du temps pour évaluer et investir dans des solutions capables de prendre en charge les tâches simples. Que ce soit un logiciel qui déclenche une action quand un client passe une commande, des publicités ciblées qui attirent les clients ou même un calendrier qui permet aux gens de planifier des rencontres avec les responsables, l’automatisation est capitale pour une journée plus productive. Et rester sain d’esprit.
Profitez de la technologie de productivité
Vous n’êtes pas la seule personne qui essaie de maximiser le travail avec un logiciel. Durant une journée, le personnel pourrait utiliser 13 différentes applis de travail plus de 30 fois. Ça fait beaucoup de changements d’onglets ou de programmes! Trouvez et recommandez des outils multifonctions, et évitez ceux qui n’exécutent qu’une tâche spécifique. Tout le monde vous remerciera, et travaillera mieux!
C’est aussi vrai pour les outils de communication. Si vous êtes dans une équipe virtuelle, les outils de collaboration numériques sont essentiels. Ils facilitent une communication instantanée et efficace grâce à un affichage visuel intuitif, des mises à jours en direct et une analytique de la performance qui mesure la productivité individuelle de chaque employé.
C’est ici que votre imprimante devrait vous aider. Il vous faut des outils pour rationaliser et automatiser les tâches quotidiennes, pour éliminer les tracasseries et pour vous faciliter la vie. Tous ces éléments vous aideront à mieux travailler, que ce soit en collaborant avec les collègues sur différents emplacements, en convertissant des fichiers PDF ou des images en formats modifiables, ou en utilisant des Applis pour automatiser les tâches répétitives.
Produits et solutions Xerox pour gagner du temps
Voici quelques outils et solutions offerts par Xerox pour vous aider à travailler de manière plus productive et collaborative.
L’appli Xerox® Print and Scan Experience pour Windows vous permet de régler les paramètres pour obtenir de beaux résultats grâce au recadrage, à l’alignement et à la rotation automatiques. La suppression des pages blanches, l’optimisation de la taille des fichiers, l’ajustement de la luminosité, du contraste et plus se font en un tour de main. De plus vous pouvez combiner plusieurs fonctions en une seule à l’aide d’une seule touche.
Avec Xerox® Workflow Central vous disposez de la puissance de plusieurs flux de travail et applis polyvalents qui peuvent automatiser plusieurs tâches quotidiennes et routinières grâce à un seul bouton. C’est facile de convertir des documents, des photos et des images dans des formats exploitables tout en conservant une protection totale des données. Par exemple : en combinant la puissance de plusieurs applis avec des processus automatisés, vous pourriez traduire et résumer un long document, puis expurger les données personnelles avant de l’envoyer à des collègues, le tout en quelques clics.
Over 70 intuitive apps il sera possible aussi d’automatiser et de simplifier toutes sortes de tâches routinières et répétitives. Vous pouvez convertir des notes manuscrites en fichiers numériques exploitables, expurger automatiquement des données confidentielles, traduire dans plus de 40 langues, résumer des documents et bien plus encore.
